Özhan YILMAZ

Departmanlar işletme fonksiyonlarını yerine getirmek ve bu sayede bağlı bulundukları şirketin  amaçlarınıa ulaşmasını sağlamak için bir araya gelmiş profesyonellerden oluşur. Bu departmanların her biri bir diğer departmanın girdisini veya çıktısını oluşturur. Hedefe giden yolda maksimum etkileşim ve iletişim içinde bulunmaları gerekir. Bölümler arasında sağlanacak koordinasyon ve uyum firmanın hedeflerine ulaşmasını hızlandırır, aksi bir durum ise bu süreci yavaşlatabilir, hatta firmayı hedeflerinden dahi uzaklaştırabilir. Bu şekilde bakıldığında şirketin başarısı departmanların birbirleriyle ne kadar koordineli çalıştığıyla ve oluşan sinerjinin büyüklüğüyle doğru orantılı şekilde değişir.

Departmanlar arasında yaşanan kamplaşma ve kavgalar şirketlerin performansını derinden etkiliyor. Sistemin kusursuzluğu için tam bir koordinasyon içerisinde çalışması gereken organizasyon birimleri birbirlerine doğru bilgileri iletmiyor, taleplere geç yanıt veriyor,  diğer departmanlara çeşitli suçlamalarda bulunuyor ve hatta düşmanlık belirtileri gösteriyor. Satın alma bölümünün fatura ödemeleri için kaynak talebine karşılık muhasebe departmanının: “Paramız yok maalesef transfer yapamıyoruz. Hatta bu hafta ödeme yapılması dahi çok zor. Bizden sürekli para isteyeceğinize  ihracat ve yurt içi satış departmanlarına kasaya para sokmalarını söyleyin” yanıtını verdiği bir şirket düşünelim. Böyle bir yanıt şirket içerisinde yaşanan gerilimlere ve kamplaşmaya güzel bir örnek teşkil ediyor. Muhasebe departmanı çalışanlarının bilgisi ve yetkisi dahilinde olmayan konularda suçlayıcı yorumlarda bulunmaları sistem içerisindeki hastalığın semptomlarından biri.  Konunun düşündürücü olan kısmı bu ve benzeri durumlarla çok fazla şirkette karşılaşabilecek olmamız. Organizasyon içinde ki mevcut problemlerin daha da büyümesi performans düşüklüğü  ile başlayan, şirketi halsizleştiren ve  iş yapamaz hale getiren bir hastalığın baş göstermesine yol açabilir. Sonuç olarak işletmeler prensip olarak insanla aynı fizyolojik özellikleri taşır. İki elini koordineli olarak kullanamayan bir insanla departmanlar arasında uyumsuzluklar yaşayan bir şirket arasında hiç bir fark yoktur.

Sıkça yaşanan bu sorunun şirketlerin maliyetlerini ne kadar arttırdığını hesaplamak için herhangi bir matematiksel denklem yok. Öyleyse olayın ciddiyetinin görünenden çok daha büyük olduğunu tahmin etmek zor değil. Departmanlar arasındaki tam uyumu sağlamak ne kadar zor ise, bu uyumu bozmak  da bir o kadar kolay. Departmanlara fonksiyonel işlevlerinden ötürü çeşitli isimler vermek dahi onları birbirinde ayırırken, şirket ortak amaçlarından uzaklaştırıp departman amaçlarına yoğunlaştırmak ve bencilleştirmek, fiziksel ve ruhsal olarak departmanların birbirlerinden ayrışmalarına sebep olabilir.  Türk asıllı Amerikalı bilim adamı Muzaffer Sherif’in izci çocuklar arasında yaptığı deney bize bu konuda aydınlatıcı bilgiler veriyor:

Erkek çocuklarının gittiği yaz kampında grup ilişkilerinin değişiminin gözlenmesi amacıyla kampın sosyal ortamı deneye hizmet edecek şekilde değiştiriliyor. Kampa hep beraber gelmiş ve çeşitli sosyal gruplar oluşturmuş çocuklar aralarında önce  2 takıma ayrılıyor ardından ayrı banklara oturtuluyorlar. Kendilerine artık içinde bulundukları takımın birer üyesi oldukları belirtiliyor ve takımlarına birer isim bulmaları isteniyor. Daha bu aşamada 2 grup birbirinden tamamen ayrışmış durumda. Biz ve onlar bilinci bu aşamada zihinlere kazınıyor. Artık aktiviteler gerçekleştirilecekken bu iki ayrı grubun üyeleri birbirlerine rakip olarak tanıtılıyor.  Çok geçmeden çocuklar diğer grubun  isim, nitelik ve başarılarını kötüleyip küçümsemeye başlıyorlar. Masumca bir rekabet ortamı oluşmuş gibi gözükmekteyken gruplar arası rekabete dayalı etkinliklerin gerçekleştirilmesiyle ayrılıklar masumiyetini kaybediyor ve konu ciddileşmeye başlıyor. Süreç çocukların birbirlerine hakaret etmeleriyle, birbirlerinin kabinlerini basmalarıyla, bayraklarını yakmalarıyla, yemek kuyruklarındaki itiş kakışlarla devam ediyor. Anlatıldığı gibi bu deney insanları iki gruba ayırmanın ve bu gruplar arasında uyumsuzluk ve çatışma yaratmanın ne kadar kolay olduğunu ispatlıyor. Peki çığırından çıkmaya başlayan bu durum nasıl normale dönüyor? Bu durumu düzeltmek için yapılan ilk denemeler başarısızlıkla sonuçlanıyor. Grupları tekrar birbirine kaynaştırmak ve bir bütün haline getirmek için ortaklaşa düzenlenen akşam yemekleri, sinema gösterimleri; bağırışlara ve itiş kakışlara, piknikler ise yemek savaşlarına sahne oluyor. Durumu tersine çevirmek için aranan çözüm ise ancak daha farklı bir aktivite ve düşünce tarzının yardımıyla bulunuyor. Çocukların tekrar kaynaşmasını ve arkadaş olmasını sağlayacak olan şeyin onları bir arada tutmak, aynı mekanda vakit geçirmelerini sağlamak olmadığı anlaşılıyor. Sonra sorunun çözümünün onları aynı sorunla yüzleştirmek ve çözüm için ortak amaçlar doğrultusunda birleştirmekten geçtiği fark ediliyor. Onlara birbirlerinin karşıt grupları değil aynı takımın üyeleri olduklarının aşılanmasına çalışılıyor. Bunu sağlayan ise güzel bir filmin satın alınabilmesi için ortaklaşa para toplanması ve kamp alanına su sağlayan borularda kasıtlı bir arıza çıkararak, çözümünde bütün çocukların ortak çabasını gerektiren yöntemlerin kullanılması oluyor. Bu tür aktiviteler sayesinde çocuklar arasında yaşanan gerginlikler kademeli olarak azalıyor ve kaybolan arkadaşlıklar yeniden kuruluyor.

Şirket içinde departmanlar arasında yaşanan çatışmalar ve bu çatışmaların çözümü için bu deneyden alıncak bir çok ders var.

Departmanlar arasında yaşanan problemlerin çözümünden önce, sorunun nereden kaynaklandığını araştırdığımızda karşımıza ilk çıkan kurum kültürü oluyor. Şirketlerin sahip olduğu kültürü oluşturan ise şirket sahibinin kültürü. Bunun sonucunda departman amirleri ve çalışanlarda bu kültürü benimsemiş kişilerden oluşuyor. Benimsemeyenler ise kendi istekleriyle ya da ilgililerin zoruyla işlerinden ayrılıyor. Bahsi geçen bu kültürün özellikleri organizasyon içerisinde yer alan bölümler arasındaki iletişim ve koordinasyonun ana belirleyicisi konumunda. Eğer benimsenmiş olan kültür bu ana faktörler açısından problemli ve yozlaşmış özellikler taşıyorsa departmanlar arasındaki ayrışmaların başlaması kaçınılmaz gibi gözüküyor. Sadece kar amacı güden,  müşteri ve çalışan memnuniyetini gözetmeyen zihniyetlerin departmanlara yükleyeceği sorumluluklar, birlikte uyum içerisinde çalışması gereken üniteleri birbirinde ayırabilir kamplaşmaya sevk edebilir. Ulaşılması neredeyse imkansız bölüm hedefleri, sınırlı olanaklar içerisinde yüksek verimlilik beklentisi, aşırı iş yükü ve uzun çalışma saatleri, korku kültürünün hakim olduğu firmalarda sıkça kullanılan cezalar, departmanları sadece kendisini düşünen, kendi başarısını şirket menfaatlerinin önünde tutan hastalıklı organizasyonlara dönüştürebilir.

Bu sebeple şirketlerde departmanlar ortak amaçlar doğrultusunda hareket etme bilincine kavuşamadığı ve şirketin sahip olduğu kültür bu durumu ateşlemediği sürece sonucun tahmin edilemez yerlere gitmesi kaçınılmaz görünüyor. Patron kültürüyle başlayan  ve çalışan kaygılarıyla son bulan bu sürecin her aşamasının uzman yöneticiler ve modern yönetim yaklaşımlarıyla idare edilmesi, organizasyon bütünlüğünün korunması ve şirket hedeflerine ulaşması açısından kritik önem taşır.

Paylaş